Ostatnia aktualizacja: 1 września 2025 r.
1. WSTĘP
Burvix sp. z o.o., spółka wpisana do rejestru pod numerem 0001131882, z siedzibą przy ul. Żurawiej 43, lok. 8a, 00-680 Warszawa, Rzeczpospolita Polska (zwana dalej „Firmą”, „My”, „Nasze”), zobowiązuje się do prowadzenia działalności w sposób uczciwy, rzetelny i przejrzysty. Utrzymujemy politykę zerowej tolerancji wobec korupcji, oszustw, nadużyć na rynku lub jakiegokolwiek innego niezgodnego z prawem lub nieetycznego postępowania. Niniejsza Polityka zgłaszania naruszeń (zwana dalej „Polityką”) zapewnia bezpieczny i poufny kanał dla każdego, kto chce zgłosić obawy dotyczące potencjalnych uchybień związanych z Naszą działalnością.
This Whistleblower Policy (hereinafter – “Policy”) provides a safe and confidential channel for anyone to report concerns about potential misconduct related to Our business.
2. CO MOŻNA ZGŁASZAĆ
Zachęcamy do zgłaszania wszelkich podejrzewanych uchybień, w tym między innymi:
- łapownictwa, przyjmowania korzyści majątkowych (tzw. kickbacks) lub jakiejkolwiek formy korupcji;
- oszustw, sprzeniewierzenia środków lub innych nadużyć finansowych;
- nadużyć na rynku, w tym wykorzystywania informacji poufnych (insider trading) lub manipulacji rynkowych;
- naruszeń przepisów prawa, regulacji lub Naszych polityk wewnętrznych;
- poważnych zachowań nieetycznych lub niewłaściwych.
3. KTO MOŻE DOKONAĆ ZGŁOSZENIA
Zgłoszenia mogą być przesyłane przez każdego – w tym pracowników, klientów, partnerów biznesowych i inne osoby trzecie – kto poweźmie informację o potencjalnych uchybieniach związanych z Naszą działalnością.
4. JAK DOKONAĆ ZGŁOSZENIA
Obawy można zgłaszać, wysyłając wiadomość e-mail na adres legal@burvix.io. Zgłoszenia mogą być przesyłane anonimowo, chociaż Firma zachęca do podania danych kontaktowych, aby umożliwić skuteczne działania następcze. Prosimy o korzystanie wyłącznie z Naszego oficjalnego kanału zgłaszania – osobiste kanały komunikacji nie są dozwolone.
5. POUFNOŚĆ I OBSŁUGA ZGŁOSZEŃ
Wszystkie zgłoszenia będą rozpatrywane niezależnie i traktowane ze ścisłą poufnością. Nie będziemy tolerować żadnych działań odwetowych wobec osób, które zgłaszają obawy w dobrej wierze. W przypadku potwierdzenia uchybienia, Firma podejmie odpowiednie działania zgodnie z Naszymi politykami i obowiązującym prawem.
6. POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE
Firma potwierdzi otrzymanie zgłoszenia w ciągu dwóch (2) dni roboczych od jego otrzymania, chyba że zgłoszenie zostało przesłane anonimowo. Firma dąży do zakończenia procesu wyjaśniającego w ciągu dziesięciu (10) dni roboczych od daty potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Obejmuje to przeprowadzenie wstępnej oceny, zebranie odpowiednich dowodów, przeprowadzenie rozmów (w stosownych przypadkach) i przygotowanie pisemnej odpowiedzi. W przypadku, gdy sprawa wiąże się ze znaczną złożonością, ma implikacje transgraniczne lub wymaga skierowania do zewnętrznych organów regulacyjnych lub organów ścigania (np. KNF lub policji), czas trwania postępowania wyjaśniającego może ulec wydłużeniu. W takich przypadkach:
- sygnalista zostanie poinformowany o opóźnieniu (chyba że anonimowość uniemożliwia kontakt);
- Firma będzie dążyć do zapewnienia okresowych aktualizacji statusu bez naruszania poufności lub integralności dochodzenia.
7. PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI
Firma jest odpowiedzialna za utrzymywanie scentralizowanego, bezpiecznego przechowywania wszystkich dokumentów związanych z politykami i procedurami wewnętrznymi. Wszelki dostęp do dokumentacji związanej ze zgłoszeniami sygnalistów musi odbywać się zgodnie z zasadą „wiedzy koniecznej” (need-to-know). Wszystkie zapisy i powiązane materiały będą przechowywane przez okres co najmniej pięciu (5) lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po ostatecznym rozstrzygnięciu lub zakończeniu relacji biznesowej, której dotyczy dokumentacja. Na żądanie właściwego organu przed upływem tego terminu, okres przechowywania zostanie przedłużony do siedmiu (7) lat. Przechowywanie po tym okresie może być dozwolone lub wymagane w szczególnych okolicznościach, takich jak toczące się spory sądowe lub dochodzenia. Dokumentacja prowadzona w ramach niniejszej Polityki będzie udostępniana:
- właściwym organom na zgodne z prawem żądanie;
- Klientom, na formalny wniosek, z zastrzeżeniem zabezpieczeń poufności i obowiązujących ograniczeń prawnych.
Firma zobowiązuje się do zapewnienia, że jej praktyki w zakresie prowadzenia dokumentacji pozostają możliwe do audytowania, przejrzyste i zgodne ze wszystkimi obowiązkami wynikającymi z ram prawnych UE i Polski.
8. ZMIANY W POLITYCE
Niniejsza Polityka będzie poddawana przeglądowi raz w roku, aby zapewnić, że pozostaje ona aktualna w świetle wszelkich zmian regulacyjnych, operacyjnych lub prawnych istotnych dla zakresu niniejszej Polityki. Niniejsza Polityka będzie również poddawana przeglądowi w przypadku istotnych zmian regulacyjnych, strukturalnych lub operacyjnych, lub w następstwie ustaleń z audytów wewnętrznych lub zewnętrznych.